Viele Mitglieder der Kommunalen IT-UNION eG (KITU) wollen und brauchen es: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente und zur Unterstützung ihrer Arbeitsprozesse. In der Kommunalen IT-UNION wird nun den über 60 Mitgliedern ein System angeboten, das für alle Größenordnungen anwendbar ist. Die Ausschreibung gestaltete sich aufwändig, denn bei der Suche nach der besten Software ging es um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, eine starke Partnerschaft sowie um eine technisch ausgereifte Lösung.
Die Entscheidung fiel nach der europaweiten Ausschreibung Ende Oktober auf die Software ELO ECM Suite, die über das Bechtle Systemhaus Magdeburg mit der Unterstützung des Bechtle Competence Centers für DMS angeboten wird.
Der Ausschreibungsprozess inkl. Vorbereitung erstreckte sich über ca. 1 ½ Jahre und begann mit einer Online-Umfrage an alle KITU-Mitglieder mit insgesamt 166 Fragen, um herauszufinden, welche Kriterien für die späteren Kunden relevant sind. Aus ca. 4.000 Antworten wurden dann die Anforderungen extrahiert. In acht Rubriken wurden insgesamt 600 Kriterien aufgestellt und fünf verschiedene Modelle für Musterkunden entwickelt, damit die Preise auf einer soliden Basis verglichen werden konnten. Auf den Teilnahmewettbewerb folgte ein Verhandlungsverfahren. Hier wurden unter anderem Lösungen in Systempräsentationen basierend auf vorgegebenen Anwendungsszenarien mit insgesamt 31 relevanten Funktionen verglichen. Im gesamten Ausschreibungsverfahren haben sich die KITU-Mitglieder stark engagiert.
Den Genossenschaftsmitgliedern, bei denen die DMS-Einführung auf der Tagesordnung steht, wird nun ein Gesamtpaket aus Planungs- und Konzeptionsunterstützung für ihr Beschaffungsvorhaben angeboten, um zeitig interne und konzeptionelle Überlegungen zu unterstützen. Im Einführungsprozess unterstützen sowohl das Consulting der KITU als auch der Bechtle GmbH, sodass die Kunden bestmöglich auf diesem Digitalisierungsweg mitgenommen werden.
Gemeinsam mit dem Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V. (SIKOSA), ebenfalls Mitglied der KITU, entsteht parallel ein Phasenmodell zur DMS-Einführung, aus dem die Mitgliedskommunen die von ihnen benötigten Unterstützungsleistungen abrufen können. Die SIKOSA engagiert sich hierbei umfangreich beim Thema der Organisationsentwicklung. Mit diesem Modell werden Kompetenzen zusammengelegt, um die DMS-Einführung bei den KITU-Mitgliedern erfolgreich umzusetzen.
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